Totalrevision der Erlasssammlung der Universität St. Gallen

Im Kanton St. Gallen wurde auf den 1. Januar 2025 das kantonale Universitätstatut [sGS 217.15; US] total revidiert.

Das bedeutete für die Universität St. Gallen eine besondere Herausforderung. Sämtliche Erlasse, Weisungen, Reglemente, Studienordnungen etc. mussten auf den gleichen Zeitpunkt ebenfalls redaktionell total revidiert werden. Diese mussten nicht nur mit einer neuen Ordnungsnummer versehen werden, sondern auch sämtliche inhaltlichen Verweise auf das bisherige Statut mussten umgestellt werden. Auch die Titel, Abkürzungen und neue Zuständigkeiten mussten angepasst werden.

Dank der Excel basierten Import- und Exportfunktion von DocGenie® zur Initialisierung des Erlasssystems war diese Aufgabe recht einfach zu meistern:

Die Aufgabe für die Universität St. Gallen bestand darin, zuerst ein Inventar-Excel zu exportieren. Darin werden  alle bestehenden Erlasse in Tabellenform aufgelistet.

Jedes Metadatum besitzt eine einzelne Zeile in dieser Tabelle. Zum Beispiel führt die Spalte "Übersicht Nummerierung" die Ordnungsnummer eines jeden Erlasses. Oder "Erlasstitel DE" den deutschen Titel eines Erlasses und "Erlasstitel EN" die englische Entsprechung. Auch sämtliche Verweise im Ingress eines Erlasses lassen sich in eine Spalte "LexVerweis DE" exportieren.

Um die Metadaten, welche sich durch die Totalrevision ändern, aufzunehmen, wurde das Inventar-Excel um zusätzlichen Spalten – zum Beipiel "Übersicht Nummerierung NEU", "Erlasstitel DE NEU", "LexVerweis DE NEU" usw. – erweitert.

In diesen Spalten wurden nun durch die Universität St.Gallen die jeweils neu geltenden Metadaten eingetragen. Dies war die eigentliche "Hausaufgabe", welche manuell geleistet werden musste.

Nach Fertigstellung des erweiterten Excel-Inventars wurde dieses wieder in das System importiert.

Dabei wurden die neuen Erlasse aus den jeweiligen Vorgängern mit den neuen Metadaten in Sekundenschnelle neu erstellt.
Die bisherigen Erlasse sind weiterhin im System abrufbar. Dies wird zum einen durch einen Link in den Metadaten der jeweiligen Erlasse gewährleistet. Zum anderen wurde ein neuer Navigationseintrag angelegt, über den die gesamte bisherige Erlasssammlung aufgerufen werden kann.

So konnte die anstehende Totalrevision aller Erlasse in Ruhe vorbereitet und auch zu normalen Zeiten auf der Abnahmeumgebung vollständig durchgespielt und kontrolliert werden. Dank der Zeitachsenfunktion konnte die eigentliche Produktivschaltung bereits vor dem 31.12.2024 erfolgen, so dass die zukünftigen Erlasse bereits ein bis zwei Tage früher als zukünftige Erlasse zur Verfügung standen. Um Mitternacht hat sich die neue Universitätswelt dann automatisch eingestellt.

Michael Niedermann, Universität St.Gallen: 
"Wir sind insgesamt sehr zufrieden, dass wir dieses Projekt in so kurzer Zeit gemeinsam realisieren konnten. Die Umsetzung verlief reibungslos!"

Das Portal ist öffentlich zugänglich:

siehe erlasse.unisg.ch