Management von Weisungs- und Rechtssammlungen (LEX)

«Eine solche Innovation habe ich in meinen 30 Jahren Sozialdienst noch nicht erlebt: Sämtliche Informationen von SKOS, Kanton und Gemeinde auf einen Blick!»

Iris Meyer, Fachbereich Kommunikation,
und Administration, SKOS

«Eine solche Innovation habe ich in meinen 30 Jahren Sozialdienst noch nicht erlebt: Sämtliche Informationen von SKOS, Kanton und Gemeinde auf einen Blick!»

Iris Meyer, Fachbereich Kommunikation,
und Administration, SKOS

In Ihrem Unternehmen existieren viele verbindliche Dokumentationen, Richtlinien, Weisungen, Merkblätter oder Tarife – auch Erlasse in Ihrer Behörde – welche sich stetig verändern und Sie und Ihre Kunden verlieren den Durchblick?

Welche Version ist aktuell und wo wurde Sie abgelegt? Welche Version galt damals z.B. bei Projektbeginn?

Möchten Sie diese Dokumente zusätzlich für verschiedene Anspruchsgruppen kommentieren?

Bereiten Ihnen die Compliance-Anforderungen der Regulatoren Kopfschmerzen, weil sie nie wissen, welche Version eigentlich aktuell ist?

In Ihrem Unternehmen existieren viele verbindliche Dokumentationen, Richtlinien, Weisungen, Merkblätter oder Tarife – auch Erlasse in Ihrer Behörde – welche sich stetig verändern und Sie und Ihre Kunden verlieren den Durchblick?

Welche Version ist aktuell und wo wurde Sie abgelegt? Welche Version galt damals z.B. bei Projektbeginn?

Möchten Sie diese Dokumente zusätzlich für verschiedene Anspruchsgruppen kommentieren?

Bereiten Ihnen die Compliance-Anforderungen der Regulatoren Kopfschmerzen, weil sie nie wissen, welche Version eigentlich aktuell ist?

Setzen Sie dem Chaos ein Ende!

Lifecycle-Dokumente existieren in jedem Unternehmen und jeder Behörde: Gesetze, Verordnungen, Weisungen, Richtlinien, technische Dokumentationen, oder Tarife, die sich über die Zeit entwickeln und dabei untereinander konsistent bleiben müssen.

Unsere Lösung verhindert, dass Ihr Dokumenten-Portfolio im Chaos versinkt, weil sie immer die Kontrolle über die Konsistenz behalten. Nötige Vertragsänderungen werden den Redaktionsverantwortlichen angezeigt, sobald sich eine relevante übergeordnete Richtlinie ändert.

Setzen Sie dem Chaos ein Ende!

Lifecycle-Dokumente existieren in jedem Unternehmen und jeder Behörde: Gesetze, Verordnungen, Weisungen, Richtlinien, technische Dokumentationen, oder Tarife, die sich über die Zeit entwickeln und dabei untereinander konsistent bleiben müssen.

Unsere Lösung verhindert, dass Ihr Dokumenten-Portfolio im Chaos versinkt, weil sie immer die Kontrolle über die Konsistenz behalten. Nötige Vertragsänderungen werden den Redaktionsverantwortlichen angezeigt, sobald sich eine relevante übergeordnete Richtlinie ändert.

Mit unserem Angebot haben Sie die Historie der Versionen Ihrer Dokumente auf der Zeitachse einfach visualisiert und zentralisiert an einem Ort organisiert.

Durch die intuitive Gliederung des Systems sowie mit der Volltextsuche und dem Stichwortwortverzeichnis haben Sie das benötigte Dokument stets zur Hand. Als Administrator des Systems können Sie umfangreiche Regeln festlegen, wie ein Dokument strukturiert sein soll und welche Elemente es enthält. Durch diese Massnahme finden Sie sich schneller in Ihren Dokumenten zurecht und der vorgegebene Rahmen erhöht automatisch die Datenqualität.

Was sind Lifecycle Dokumente?

Mit unserem Angebot haben Sie die Historie der Versionen Ihrer Dokumente auf der Zeitachse einfach visualisiert und zentralisiert an einem Ort organisiert.

Durch die intuitive Gliederung des Systems sowie mit der Volltextsuche und dem Stichwortwortverzeichnis haben Sie das benötigte Dokument stets zur Hand. Als Administrator des Systems können Sie umfangreiche Regeln festlegen, wie ein Dokument strukturiert sein soll und welche Elemente es enthält. Durch diese Massnahme finden Sie sich schneller in Ihren Dokumenten zurecht und der vorgegebene Rahmen erhöht automatisch die Datenqualität.

Was sind Lifecycle Dokumente?

Jegliche Änderungen an einem Dokument werden vom System automatisch protokolliert und nachvollziehbar dargestellt. Im jeweiligen Dokument haben Sie somit einen direkten Zugriff auf alle Versionen und können sich so einen schnellen Überblick über alle gemachten Änderungen verschaffen. Natürlich können im System auch zusätzliche Daten wie Bilder, Tabellen oder auch Formeln direkt eingefügt werden.

Jegliche Änderungen an einem Dokument werden vom System automatisch protokolliert und nachvollziehbar dargestellt. Im jeweiligen Dokument haben Sie somit einen direkten Zugriff auf alle Versionen und können sich so einen schnellen Überblick über alle gemachten Änderungen verschaffen. Natürlich können im System auch zusätzliche Daten wie Bilder, Tabellen oder auch Formeln direkt eingefügt werden.

Die Administration der Rechtssammlung ist kinderleicht. Sie müssen sich nur auf den Inhalt der Dokumente konzentrieren. Alle weiteren Arbeiten, wie die Erstellung verschiedener Versionen oder das Führen eines Änderungsverzeichnisses werden für Sie automatisch übernommen. Selbstverständlich erhalten Sie vorab von uns eine Einführungsschulung in der wir Ihnen in Ruhe alle Features und Funktionen erläutern.

Die Administration der Rechtssammlung ist kinderleicht. Sie müssen sich nur auf den Inhalt der Dokumente konzentrieren. Alle weiteren Arbeiten, wie die Erstellung verschiedener Versionen oder das Führen eines Änderungsverzeichnisses werden für Sie automatisch übernommen. Selbstverständlich erhalten Sie vorab von uns eine Einführungsschulung in der wir Ihnen in Ruhe alle Features und Funktionen erläutern.

Sie haben bereits eine bestehende Dokumenten-Sammlung und haben Sorge, dass der Aufwand für die Migration in das neue System zu gross ist? Schauen Sie sich bitte das Video zur "Initialisierung einer Erlasssammlung" an. Ihre Sorgen werden danach verflogen sein.

Sie haben bereits eine bestehende Dokumenten-Sammlung und haben Sorge, dass der Aufwand für die Migration in das neue System zu gross ist? Schauen Sie sich bitte das Video zur "Initialisierung einer Erlasssammlung" an. Ihre Sorgen werden danach verflogen sein.

Top 10 Vorteile

  1. 1
    Zentrales Portfolio

    Finden Sie Ihre Dokumente und deren verschiedenen Fassungen alle an einem zentralen Ort wieder. Das aufwändige Suchen nach den passenden Ordnern im Intranet oder der Cloud gehört der Vergangenheit an.

  2. 2
    AUTOMATISCHES VERSIONSMANAGEMENT

    Konzentrieren Sie sich auf Ihre inhaltlichen Anpassungen. Unser Redaktionssystem übernimmt alle administrativen Arbeiten (Änderungsfussnoten, Änderungsprotokolle, Synopsen, etc.) automatisch für Sie. Der Benutzer navigiert intuitiv auf der visualisierten Zeitachse jedes Dokuments.

  3. 3
    Import von Word- und PDF-Dateien

    Word-Dokumente können komplett als strukturierte Dokumente importiert werden und danach via Redaktionssystem auf der Zeitachse administriert werden. Auch PDF-Dateien können auf der Zeitachse organisiert importiert werden. Auch mehrsprachig!

  4. 4
    STARKE VOLLTEXTSUCHE

    Suchen Sie nie wieder lange nach Ihren Dokumenten. Mit der starken Volltext-Suche inkl. Facetten, finden Sie Begriffe und deren Verwendung in einem oder mehreren Dokumenten im Handumdrehen.

  5. 5
    EINHEITLICHE DOKUMENTE

    Mit ihren eigenen Strukturvorgaben sorgen Sie für einheitliche Dokumente. Sie bestimmen den Aufbau sowie welche Elemente enthalten sein sollen.

  6. 6
    FREMDSPRACHEN 100% KONSISTENT

    Fremdsprachige Fassungen sind nicht einfach eigenständige Dokumente, sondern basieren auf der einheitlichen Struktur. Damit wird 100%ige Konsistenz über alle Sprachen garantiert.

  7. 7
    STABILE VERLINKUNG

    Häufig beziehen sich Dokumente auf weitere Dokumente. Wir stellen sicher, dass die Portfolio-Adresse (URL) auch bei einer Anpassung stabil bleibt. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, dass sie immer auf die aktuellste Version verlinken. Selbstverständlich ist das Verlinken auf eine bestimmte Version auch möglich.

  8. 8
    ABHÄNGIGKEITSANALYSE

    Werden Dokumente verlinkt, ist dies normalerweise nur einseitig sichtbar. Ein referenziertes Dokument weiss jedoch nicht, wer alles auf sich zeigt. Dank der dynamischen Abhängigkeitsanalyse wird die Verlinkung in beide Richtungen aufgezeigt. Damit lassen sich What-If-Analysen vor einer Änderung realisieren.

  9. 9
    KOMMENTIERUNG

    Möchten Sie Ihre Dokumente für unterschiedliche Anspruchsgruppen zusätzlich kommentieren? Erläuterungen, Praxishilfen oder gar interne Informationen können den jeweiligen Artikeln eigenständig hinzugefügt werden. Siehe «Richtlinienportal».

  10. 10
    Export als PDF- und Word-Datei

    Jedes Dokument im System kann mit nur einem Klick als PDF- oder Word-Datei exportiert werden. Das Feature ist besonders nützlich, wenn Sie einem Kunden Informationen zusenden möchten.

Referenz 1

Erlasse der Universität St.Gallen

 

 

 

 

 

 

Dank des Erlassmanagement Systems von iDPARC konnte sich die Universität St.Gallen eigenständig eine vollständige, katalogisierte Rechtssammlung aufbauen. Jeder Erlass in dieser Rechtssammlung verfügt über ein automatisiertes Versionsmanagement. Durch die automatische Protokollierung kann der Nutzer sich nicht nur die gewünschte Version anzeigen lassen, sondern auch stets nachvollziehen, wann welcher Inhalt geändert wurde oder hinzugekommen ist.

Bereits bei der Entwicklung des Systems wurde besonders hoher Wert auf die eigenständige Verwaltung des Systems durch den Kunden selbst gelegt. Daher kann der Kunde das System völlig unabhängig selbst bewirtschaften.

Die wichtigsten Features im Überblick:

  • Inhaltsverzeichnis mit vielfältigen Filterfunktionen
  • Integriertes Versionsmanagement für jeden Erlass
  • Automatische Protokollierung von Änderungen via Fussnote
  • Automatisches Änderungsverzeichnis
  • Revisionssicher, jede Änderung wir protokolliert
  • Vieraugen-Prinzip, jede Änderung durchläuft einen Kontrollprozess (Optionales Feature)
  • Jeder Erlass kann als PDF exportiert werden
  • Verlinkung auf externe Gesetzgebungen möglich
  • Chronologische Sammlung zeigt alle Änderungen eines Jahres an
  • Intelligente Volltext Suche
  • Mehrsprachigkeit von System und Erlassen

Das Portal ist öffentlich zugänglich:

Referenz 2

Richtlinienportal

«Eine solche Innovation habe ich in meinen 30 Jahren Sozialdienst noch nicht erlebt: Sämtliche Informationen von SKOS, Kanton und Gemeinde auf einen Blick!»

Iris Meyer, Fachbereich Kommunikation,
und Administration, SKOS

 

 

 

 

Die SKOS dokumentiert schweizweit die Regeln für die Leistungen der Sozialhilfe. Diese Regeln werden durch eine Hierarchie von Gesetzen, Verordnungen, Ausführungsbestimmungen, und Weisungen, die sich je nach Kanton und Gemeinde unterscheiden können, bestimmt. Lokale Behörden definieren Details, bewegen sich aber immer innerhalb des übergeordneten Regelwerks, um Leistungen an Sozialhilfe-Empfänger zu sprechen.

Die SKOS verwendet für das gesamte Management dieses komplexen Portfolios von Lifecycle-Dokumenten die Lösung von iDPARC.

Redaktion - Das System ermöglich Word-Import, Mehrsprachigkeit (DE, FR, IT, RM); mehrere Kommentierspalten (öffentlich oder privat) für SKOS und externe Mitglieder, eine zusätzliche Spalte für Submitglieder (z.B. Gemeinden), sowie dynamische PDF Exporte/Druck.

Das Portal ist öffentlich zugänglich:

Referenz 3

ERLASS-REDAKTION UND PUBLIKATION

«Das Redaktionssystem von iDPARC ermöglicht es uns, uns endlich auf unsere inhaltlichen Aufgaben zu konzentrieren. Es macht direkt Spass Erlasse zu ändern und den rein administrativen Aufgaben buchstäblich zuzuschauen.»

Nora Lischetti, Vizestadtschreiberin / Rechtskonsulentin, Stadt Bern

 

 

 

 

 

iDPARC bietet ein Redaktions- und Publikationssystem an, welches die klassischen Rechtssetzungstechniken zur Administration von Erlassen von kompletten Sammlungen beinhaltet.

Öffentliche Publikationen kompletter Sammlungen sind unter folgenden Links verfügbar:

100% Migration – Dank den Kompetenzen von iDPARC werden bisherige Rechssammlungen zu 100% migriert. Bisher wurden Sammlungen im Word-Format, SGML und PDF Format migriert.

Redaktion – Mehrere Redaktoren nehmen sämtliche Erlassänderungen selbstständig vor. Dazu gehören neben der häufigen Änderung von bestehenden Erlassen auch die Neuaufnahme oder Aufhebung derselben. Ebenfalls lassen sich Erlasse totalrevidieren und indirekte Änderungen an sekundären Erlassen im gleichen Geschäft erledigen.

Je nach Installation können neue Erlasse auch als Word-Dokument oder PDF-Dokument in mehreren Sprachen importiert werden (siehe Universität St. Gallen).

Publikation – Erlasse werden durch den Redaktor per Inkraftsetzungsdatum (auch in Zukunft) publiziert. Dabei werden automatisch auch allfällige indirekte Änderungen publiziert oder bei Totalrevisionen die vorgängige Fassung automatisch ausser Kraft gesetzt (jedoch immer noch abrufbar).

Automatisch werden Amtliche oder Chronologische Sammlungen nachgeführt.

Der Leser des Publikationssystems kann jede verfügbare Fassung auf der visualisierten Zeitachse einfach abrufen.

Archivierung – Bei Bedarf kann bei jeder Publikation auch ein Abbild an ein internes Archivsystem geliefert werden.

Features Überblick

  • Automatische Nachführung von Änderungsfussnoten
  • Automatische Generierung von Synopsen
  • Automatische Nachführung von Änderungstabellen
  • Automatische Nachführung von Systematischer und Amtlicher Sammlung
  • Publikation mit künftigem Inkraftsetzungsdatum
  • Stadtkanzlei spezifischer Workflow
  • Indirekte Änderungen von mehreren Erlassen im gleichen Geschäft
  • Totalrevisionen mit wahlweiser kompletter Übernahme als Basis
  • Punktuelle Totalrevisionen zur Bereinigung von historischen Veränderungen
  • Parallele Rechtsänderung von gleichen Erlassen mit automatischer Zusammenführung
  • Integration von Bildern direkt in Erlasse wo notwendig
  • Import von Word-Dokumenten als Anhänge mit Bildern, Tabellen etc. unter Beibehaltung der Formatierung sowie der Verwendung von automatischen Änderungsfussnoten
  • Export von Amtlicher Sammlung in PDF
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